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內(nèi)蒙古進(jìn)一步規(guī)范政采檔案管理

本報訊 記者張舒慧 通訊員王棟報道 近日，內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳印發(fā)《內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），從政府采購檔案歸集、管理、利用和銷毀、信息化建設(shè)等方面入手，進(jìn)一步加強(qiáng)自治區(qū)政府采購檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)采購全過程留痕可溯。

“近年來，我們在全區(qū)開展的代理機(jī)構(gòu)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)，采購人、代理機(jī)構(gòu)在政府采購檔案管理方面存在諸多問題，如檔案僅由代理機(jī)構(gòu)保管、代理機(jī)構(gòu)注銷后檔案遺失、個別檔案僅有復(fù)印件而原件遺失、檔案材料不全等。為此，我們起草了《辦法》，并以附件的形式發(fā)布了《政府采購項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件資料清單》，便于政府采購當(dāng)事人理解與執(zhí)行�！眱�(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳政府采購處相關(guān)負(fù)責(zé)人表示。

在政府采購檔案歸集方面，《辦法》規(guī)定，采購人、代理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時將政府采購檔案進(jìn)行歸集，且在歸集時檔案應(yīng)符合相關(guān)要求，包括檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；檔案資料中的簽名、印章等真實(shí)有效；檔案資料除特殊情況外均應(yīng)為原件等。通過內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購云平臺完成的政府采購活動，采購人、代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在電子化采購活動結(jié)束之日起15個工作日內(nèi)登錄電子交易系統(tǒng)下載政府采購項(xiàng)目電子化交易全過程檔案，并進(jìn)行歸集；其他未在電子交易系統(tǒng)記錄保存的檔案資料，由采購人、代理機(jī)構(gòu)自行歸集。

針對政府采購檔案管理，《辦法》要求，應(yīng)確保所有檔案資料文件能夠正常調(diào)閱，任何個人或單位不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有；禁止篡改、損毀、偽造、變造、隱匿政府采購檔案；政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存15年。紙質(zhì)政府采購檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝；電子政府采購檔案移交時，移交人員應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性；特殊格式的電子政府采購檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。采購人因機(jī)構(gòu)改革撤并或其他原因而終止的，其政府采購檔案應(yīng)及時移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購人或上級部門。

對于政府采購檔案利用和銷毀，《辦法》提出，財政、審計、巡視（察）、司法、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作職責(zé)需要調(diào)閱、摘錄或復(fù)制政府采購檔案的，采購人、代理機(jī)構(gòu)應(yīng)按單位內(nèi)部控制管理要求予以提供，并履行登記手續(xù)。采購人、代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對已到保存期限的政府采購檔案進(jìn)行鑒定，并形成政府采購檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的政府采購檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限；對保存期滿、經(jīng)鑒定確無保存價值的政府采購檔案，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。

此外，《辦法》還鼓勵采購人、代理機(jī)構(gòu)逐步加強(qiáng)政府采購檔案信息化建設(shè)，提出電子政府采購檔案與傳統(tǒng)載體政府采購檔案具有同等效力。采購人、代理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極推進(jìn)電子政府采購檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、政府采購電子化系統(tǒng)等相互銜接，確保電子政府采購檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)；建立電子政府采購檔案備份制度，有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞、篡改。